وقتی چند نفر مخاطبین را ثبت می‌کنند یا داده‌ها از فایل اکسل وارد می‌شود، احتمال دارد یک مخاطب دوبار ثبت شود — یک‌بار با ایمیل و بار دیگر با شمارهٔ موبایل متفاوت. تب «موارد تکراری» این رکوردهای مشکوک را خودکار پیدا می‌کند و ابزار حل آن‌ها را یک‌جا می‌دهد: یا ادغام رکوردهای تکراری در یک مخاطب سالم، یا رد کردن گزارش در صورت اشتباه بودن آن (وقتی دو رکورد واقعاً دو نفر متفاوت هستند).
این تب فقط نمای مدیریتی (/panel/crm) دیده می‌شود؛ در نمای شخصی وجود ندارد، چون بررسی تکراری‌ها کل شرکت را رصد می‌کند نه فقط رکوردهای خود کاربر.
این تب کجا است و چه کسی می‌بیند؟
- از نوار پایین صفحهٔ CRM گزینهٔ «موارد تکراری» را انتخاب کنید.
- این تب فقط برای کاربرانی نمایش داده می‌شود که دسترسی سرنخ‌ها با دامنهٔ «همه» دارند (مالک شرکت و نقشهای مدیریتی). اگر دامنهٔ شما فقط «سرنخ‌های خودم» باشد، این تب اصلاً به شما نشان داده نمی‌شود و سیستم هم اجازهٔ فراخوانی داده‌های آن را نمی‌دهد.
- دیدن گزارش برای همهٔ این کاربران آزاد است، اما انجام عملیات (ادغام، رد کردن، زیرمجموعه‌کردن) به دسترسی مدیریت سرنخ‌ها نیاز دارد؛ بدون آن، گزارش را فقط برای اطلاع می‌بینید و دکمه‌های عملیات نمایش داده نمی‌شوند.
چه چیزی «تکراری» شمرده می‌شود؟
بالای صفحه سه دکمهٔ انتخاب دید دارید:
| دید | چه چیزی بررسی می‌شود |
|---|---|
| همه | هم شباهت اطلاعات تماس، هم همپوشانی موقعیت مکانی |
| اطلاعات تماس | فقط شباهت فیلدهای تماس و هویتی |
| موقعیت مکانی | فقط همپوشانی دایرهٔ موقعیت‌های نقشهای |
شباهت اطلاعات تماس
اگر دو مخاطب (یا بیشتر) مقدار یکسانی در یکی از این فیلدها داشته باشند، در یک گروه گزارش می‌شوند:
- ایمیل
- موبایل
- تلفن
- کد ملی
- کد اقتصادی
- شماره ثبت
- وب‌سایت
برای وب‌سایت مقایسه هوشمند است: «https://www.Example.com/» و «example.com» هر دو به شکل یکسان مقایسه می‌شوند (حروف کوچک، حذف http(s):// و www. و مسیرهای انتهایی).
هر گروه، همهٔ شباهت‌های مشترک اعضایش را به‌صورت چیپ نشان می‌دهد — مثلاً «ایمیل: …» و «تلفن: …» کنار هم. هرچه چیپ‌های مشترک بیشتر باشند، احتمال تکراری‌بودن بالاتر است. گروه‌ها بر اساس تعداد اعضا مرتب می‌شوند.
همپوشانی موقعیت مکانی
اگر برای مخاطبین موقعیت نقشهای (دایره با مرکز و شعاع) ثبت شده باشد، دو مخاطبی که دایره‌هایشان روی هم افتاده باشند (فاصلهٔ مراکز ≤ مجموع دو شعاع) گزارش می‌شوند. چند جفت همپوشان به یک گروه جمع می‌شوند و سربرگ گروه نزدیک‌ترین همپوشانی را نشان می‌دهد؛ زیر هر ردیف هم چیپ موقعیت‌ها با شعاع هرکدام دیده می‌شود.
چیزهایی که گزارش نمی‌شوند
- مخاطب و زیرمجموعهٔ خودش: طبیعی است که کارشناس یک شرکت، ایمیل و تلفن شرکت را به اشتراک بگذارد؛ چنین جفتی (والد/فرزند) تکراری حساب نمی‌شود.
- جفت‌هایی که قبلاً رد کرده‌اید: گزارش «تکراری نیستند» دیگر برنمی‌گردد (تا وقتی خودتان «بازیابی» کنید).
- رکوردهای حذف‌شده در گزارش وارد نمی‌شوند.
اگر موردی پیدا نشود، پیام «موردی تکراری یافت نشد» با تیک سبز می‌بینید.
ادغام مخاطبین تکراری
در هر گروه، یکی از رکوردها «مخاطب اصلی» در نظر گرفته می‌شود (به‌طور پیش‌فرض اولین ردیف). اگر می‌خواهید رکورد دیگری باقی بماند، روی دکمهٔ «نگه‌داشتن» همان ردیف بزنید تا نشان «مخاطب اصلی» جابه‌جا شود. سپس دکمهٔ قرمز «ادغام» بالای گروه را بزنید.
پنجرهٔ «ادغام مخاطبین» دو ستون مقایسه‌ای نشان می‌دهد: مخاطب اصلی در برابر مخاطب(های) تکراری. خانه‌های سبز فیلدهایی هستند که در مخاطب اصلی خالی‌اند و با ادغام از رکورد تکراری تکمیل می‌شوند — دادهٔ موجود مخاطب اصلی هیچ‌وقت بازنویسی نمی‌شود. بالای جدول هم اگر قرار است چیزی جابه‌جا شود، تعدادشان را می‌بینید (مثلاً «۲ معاملات، ۱ فعالیت‌ها»).
با تأیید ادغام:
- همهٔ معاملات، فعالیت‌ها، پیوست‌ها، تگ‌ها، موقعیت‌های مکانی، تاریخچهٔ مراحل و مخاطبین زیرمجموعهٔ رکورد تکراری به مخاطب اصلی منتقل می‌شوند.
- فیلدهای خالی مخاطب اصلی از رکورد تکراری پر می‌شوند؛ یادداشت‌های هر دو هم حفظ می‌شوند (یادداشت تکراری زیر یادداشت اصلی اضافه می‌شود).
- رکورد تکراری از فهرست‌ها حذف (پنهان) می‌شود.
هشدار: ادغام قابل بازگشت نیست. اگر اشتباه ادغام کردید، باید خودتان داده‌ها را دستی اصلاح کنید؛ پس قبل از تأیید، ستون مخاطب اصلی را با دقت چک کنید.
نکته: رکورد تکراری به‌طور کامل از پایگاه داده پاک نمی‌شود؛ فقط پنهان می‌شود و دیگر در هیچ فهرستی دیده نمی‌شود.
«تکراری نیستند» — رد کردن گزارش اشتباه
اگر دو رکورد گزارش‌شده واقعاً دو نفر متفاوت هستند (مثلاً دو خانواده که تلفن مشترک دارند)، روی «تکراری نیستند» همان ردیف بزنید. این کار هیچ داده‌ای را تغییر نمی‌دهد؛ فقط آن جفت دیگر در گزارش نمی‌آید.
جفت‌های ردشده در پایین صفحه، در بخش «تکراری‌های رد شده» نگه داشته می‌شوند — پس رد کردن یک‌طرفه و بی‌بازگشت نیست:
- بخش را با کلیک باز کنید تا هر دو طرف جفت با همان نشان‌های گزارش ببینید.
- با دکمهٔ «بازیابی» جفت دوباره وارد گزارش می‌شود.
«زیرمجموعه» — راه سوم: شرکت و کارشناسش
گاهی آنچه گزارش می‌شود اصلاً تکراری نیست، اما رابطهٔ پنهانی دارد: یک شخص و شرکتی که اطلاعات تماس یکسان دارند ولی رکورد شخص هنوز زیر شرکت ثبت نشده است. در این حالت روی ردیف شخص، دکمهٔ بنفش «زیرمجموعه {نام شرکت}» ظاهر می‌شود؛ با زدن آن، شخص به‌عنوان مخاطب زیرمجموعهٔ آن شرکت ثبت می‌شود و از گزارش خارج می‌شود (چون جفت والد/فرزند دیگر گزارش نمی‌شود).
توجه: مخاطب زیرمجموعه چرخهٔ زندگی شرکت را دنبال می‌کند — خط سرنخ و مرحلهٔ خود را از دست می‌دهد و وضعیتش هم‌راستا با شرکت می‌شود.
نکته‌ها
- گزارش با دکمهٔ «تازه سازی» به‌روز می‌شود؛ تغییرات جدید بلافاصله خودکار نمی‌آیند.
- دکمهٔ «تکراری نیستند» روی هر ردیف هست، از جمله مخاطب اصلی — جفتِ آن دو ردیف رد می‌شود.
- مخاطب زیرمجموعه‌دار را نمی‌توان زیر شرکت دیگری برد (دکمهٔ «زیرمجموعه» فقط برای شخص بدون والد و بدون زیرمجموعه ظاهر می‌شود).
- بعد از ادغام، اگر گروهی هنوز باقی بماند (مثلاً سه رکورد که یکی ادغام شده)، بقیه همان‌جا می‌مانند تا جداگانه حل کنید.